Kalite çemberleri

Kalite çemberleri bir işletmede kalite, verimlilik, etkinlik, etkililik gibi problemleri analiz etmek ve çözümleri yönetime önermek için sayıları 5 ile 10 arasında değişen çalışanların tamamen kendi istek ve katılımlarıyla belirlenmiş zamanlarda düzenli olarak toplanan küçük çalışma gruplarıdır. Aynı zamanda bu gruptaki kişiler konuyla alakalı eğitimlere tabii tutulurlar. Böylece kişiler ne yapmaları gerektiği hakkında bilgilendirilmiş olur. Japonya'da Jishu Kami (kendi kendini yöneten, deneten) adı verilen kalite çemberIeri İngilizcede quality control circles olarak anılmaktadır. Kalite çemberleri, Türkçede "kalite kontrol çevrimleri", "kalite ekipleri", "kalite kontrol çemberleri" gibi değişik adlarla anılmıştır. Kalite çemberlerinin temel amacı;çalışanların becerilerinden yararlanarak aynı zamanda işlerini benimsemelerini, tatmin olmalarını sağlayıp yönetime katılmalarını sağlamaktır.

Kalite çemberleri, şirket bünyesindeki problem çözme ve sürekli iyileştirme süreci dahilinde çalışanların da katılımlarının sağlandığı resmi yapılar olarak da adlandırılabilir. Sürekli iyileştirme ile paralel yürüyecekleri için de devamlı olarak işler durumda olmalıdırlar, her türlü etkiden bağımsız olarak işlevlerini sürdürmelidirler.

Kalite çemberleri uygulamalarına genellikle üretim sektöründe rastlansa dahi bu felsefe çok daha geniş bir iş alanında uygulanabilir. 2 temel fikir üzerine inşa edilmişlerdir: çalışanlar iş ile ilgili her türlü detaya hakim olacakları için yönetim kademesine oranla daha iyi gelişmelere yol açabilirler; ayrıca çalışanlara bu çeşit bir sorumluluk verilmesi onları bu yönde oldukça motive edecek bir faktör olacaktır.

Kalite çemberini oluşturan çalışanlarda etkin ve etkili bir takım ruhunun yaratılması için takımların aşağıdaki özelliklere sahip olmaları gereklidir:

• Takımdaki amaç ve vizyon birliği
• Sağlıklı iletişimin sağlanması
• Sağlıklı çalışma alanının ve yaratıcılık
• Takımsal yetkilendirme
• Takıma ait olma duygusu
• Ortak sorumluluğun paylaşılması
• Takıma bağlılık
• Bireysel gelişimin desteklenmesi

Kalite Çemberlerinin tarihi gelişimi

Kalite çemberleri'nin ilk uygulandığı yer Japonya'dır. Frederick Winslow Taylor’un “Bilimsel Yönetimin Esasları 25 Aralık 2012 tarihinde Wayback Machine sitesinde arşivlendi." isimli kitabı 1911 yılında Japoncaya çevrilmiş ve Japonlar kitapta yer alan ilkeleri kendi bakış açılarına, tekniklerine göre yorumlamışlardır. Bu yıllardan daha önce ise Elton Mayo önderliğinde yapılan Hawthorne araştırmalarıyla verimlilikle çalışma ortamı arasındaki ilişki kurularak ilk kez kalite çemberlerinin temeline değinilmiştir. Bu araştırmaların en önemli sonucunda işletmelerde insan gücünden en iyi yararlanmanın onun ihtiyaçlarının karşılanmasıyla olacağı anlaşılması gruplar halinde çalışmayı akıllara getirmiştir.

Hawthorne araştırmalarının bir diğer önemli sonucu ise, işletmelerdeki çalışanların kendilerini ilgilendiren herhangi bir konuda fikirlerinin alınarak uygulanması isteği olmuştur. Böylece çalışanların katılımı sağlanarak grup çalışmalarının yapılması gerektiği işletmelere kabul ettirilmeye çalışılmıştır. Ancak Hawthorne araştırmaları sonucu ulaşılan bu gerçekler uygulanmamıştır. Daha sonraları 1960'lı yıllarda Japonya'da özü önceki yapılmış çalışmalara dayanan kalite çemberleri uygulanmaya başlanmıştır.

Kalite Çemberlerinin Amaçları

Kalite çemberlerinin işletmelerde uygulanmasının amaçları temel başlıklar halinde aşağıdaki gibidir.

• Kalitenin iyileştirilmesi ve hataların azaltılmasını sağlamak,
• Çalışanların motivasyonu ve katılımını geliştirmek,
• Kurum içi iletişimi geliştirmek,
• Daha uyumlu yönetici çalışan ilişkinin gelişmesine ortam hazırlamak,
• Çalışanların eğitilmelerini sağlamak,
• Problemleri daha ortaya çıkmadan engelleme alışkanlığı kazandırmak,
• Kişilerin liderlik ve yaratıcılık yeteneklerinin gelişmesine katkıda bulunmak,
• İşe bağlılığı artırmak,
• Maliyetleri düşürmek,
• İş güvenliği konularına ilgiliyi artırmak.

Kalite Çemberlerinin Yararları

Kalite çemberlerinin uygulandıkları işletmelerde hem firmaya hem de çalışanlara sağladıkları yararlar aşağıdaki gibidir: Kuruluşlara yararları;

• Çalışanlar ve bölümler arası işbirliği artar.
• Çalışanlarda kuruluşun sorunlarına karşı ilgi artar.
• Ürün/hizmet kalitesi gelişir.
• İşteki devamsızlıklar azalır.
• Yönetici- çalışan arasındaki ilişkiler gelişir.
• Uzun zamandır ihmal edilen ya da hiç fark edilmemiş sorunların çözümü ihtimali ortaya çıkar.

Çalışanlara yararları;

• Düşünülenlerin söylenebileceği bir ortam yaratılır.
• Çok çeşitli konularda eğitin programları düzenlenir.
• Kalite çemberlerinde işbirliği yapma ve ait olma duygusu geliştirilir.
• Bilgi, hayal gücü, karar verme ve değerlendirme yetenekleri geliştirilir.
• İşgörenlerin çalıştıkları bölümlerdeki faaliyetlerde rol alarak iş tatmini sağlanır.

Kalite Çemberlerinin İşleyişi

Kalite çemberleri, çalışanların gönüllülük esasına göre bir araya gelip grup çalışmasının gerektirdiği bir organizasyonel kültür içerisinde yürütülür. İşleyiş Biçimi ve Sorun Çözme Yöntemleri olmak üzere aşağıda belirtilen adımlardan oluşur: Kalite çemberlerinin işleyiş aşamaları;

• Çözülecek sorunun tanımlanması
• İncelenecek olan sorunun seçimi
• Sorunun Analizi
• Çözüm önerilerinin geliştirilmesi
• Yönetime sunuş yapılması
• Çözümün yönetim tarafından incelenmesi
• Kuruluşun kararı

Kalite Çemberlerinin Başarısını Etkileyen Faktörler

Kalite çemberlerinin başarısını etkileyen pek çok faktör bulunmaktadır. Bunlardan ilki kalite çemberlerinden beklentilerdir. Bir soruna çözüm getirmek amacıyla toplanan kalite çemberleri işletmeye ve çalışanlara ait amaçlarla bir araya gelmektedir. Çemberlerin çalışanlar açısından; grup bilincini yerleştirmek, takım çalışmasının önemini göstermek, insan ilişkilerini iyileştirmek, benlik ihtiyaçlarını karşılamak gibi pek çok amacı bulunmaktadır. İşletme açısından ise kalite çemberleri kurulurken kaliteyi iyileştirmek, verimliliği artırmak, maliyetleri .düşürmek, üretimi artırmak gibi hedefler konmuştur. Ancak kalite çemberleri, çalışanların ihtiyaçlarını bir yana bırakıp, öncelikle işletme amaçlarının gerçekleştirilmesine yönelirse istenen başarı elde edilemez. Çalışanların yaptığı işi ve çalıştığı işletmeyi benimsemesi, takım ruhunu kavraması, işiyle ilgili doyuma ulaşması gibi amaçların yerine getirilmesine öncelik veren işletmeler kalite çemberi ile istedikleri sonuçlara varabilmektedir ve beklentilerine ulaşabilmektedir. Bu nedenle işletmeler, kalite çemberleri ile ilgili olarak saptadığı amaçların öncelik derecesini iyi belirlemeli ve ulaşmak istediği sonucun buna bağlı olduğunu unutmamalıdır.

Çemberlerin başarı faktörlerinden bir tanesi de yönetimin tutumudur. Üst yönetim ile alt kademe arasındaki iletişim kanallarının tıkalı olmadığı, yönetimin çalışanlarıyla iletişim halinde olduğu, onlarıın sorunlarıyla ilgilendiği işletmelerde kalite çemberleri daha başarılı almaktadır. Zaten alt sınıf ile ilişkinin kalmadığı, onlara değer verilmediği bir ortamda üst yönetim kalite çemberlerinin uygulanmasına izin vermeyecektir. Çünkü çemberlerin temelinde sorunlara mümkün olduğunca en alt kademedeki Çalışan tarafından ele alınıp, sorunun nedenlerinin araştırılması, nedeni ortadan kaldıracak çözümler geliştirilmesi ve bu çözümü aktarması düşüncesi yatmaktadır. Ancak böyle bir uygulamanın otoriter, çalışanlara fikirlerin üst yönetim tarafından empoze edildiği, al sınıfın hiçbir söz hakkı almadığı işletmelerde yerine getirilmesi mümkün değildir. Bu yüzden kalite çemberlerinin işlemesi ve başarılı olması, ancak demokratik, alt-üst ilişkilerinin sağlıklı olduğu, alt sınıfa güvenildiği ve onların gelişmesine yardımcı alacak her türlü çabanın sarfedilmeye hazır olduğu işletmelerde mümkün almaktadır. Orta ve alt kademe yönetiminin durumu da çemberlerin başarısını etkileyen faktörlerden bir diğeridir. Çemberlerin yapısına lider, üye ya da rehber alarak katılan orta ve alt kademe yöneticileri de çemberin başarısını önemli ölçüde etkilemektedir.

Orta ve alt kademe yöneticilerin rehber olarak katıldığı toplantılarda, yöneticiler sorun çözme teknikleri ve diğer konularda oldukça yetersiz bilgi düzeyine sahip üyeleri yönlendirecek ve yönetecektir. Bu nedenle rehber olarak toplantıya katılacak kişinin teknik konularda iyi bir eğitim alması gerekmektedir. Aynı zamanda rehberin almış olduğu bilgileri doğru ve eksiksiz bir biçimde grup üyelerine aktarması da önemli bir başarı ölçütüdür. Bunu başarıyla yerine getirebilen rehber; üyeleri doğru yönlendirmiş olacak ve bu da kalite çemberlerinden beklenen sonucun alınmasında büyük rol oynayacaktır.

Alt ve orta kademe yöneticilerinin toplantılara liderlik etmesi durumunda ise teknik bilgi yanında liderlik nitelikleri de önem kazanacaktır. Gruba hakim olma, konuyu amaç doğrultusunda yöneltme, üyeleri doğru biçimde yönlendirebilme gibi nitelikler lider konumundaki kişiye üyelerin gözünde saygınlık kazandıracaktır. Bu nedenle de liderlerin sadece teknik konularda değil; yetki, güç, kişiler arası iletişim, grup dinamikleri konularında yoğun eğitim programlarına katılmaları sağlanmalıdır.

Çember üyeleri de çember başarısını etkileyen önemli bir faktördür. Çünkü çember üyeleri, kalite çemberlerinin itici gücüdür. Sorunları belirleyen, soruna yol açan nedenleri araştırıp inceleyen, soruna ilişkin gerçek nedeni bulup çözüm önerileri geliştiren çember üyelerinin tüm bu durumlarda başarılı olmasının ve gereği gibi karar vermesinin tek şartı iyi bir eğitimdir. Veri toplama teknikleri, sorun çözme yöntemleri gibi onlara karar vermelerinde yardımcı olacak konularda eğitimden geçirilmeleri gerekmektedir. Kalite çemberlerinin başarısı için üst yönetim, bu eğitim programlarını bir gider kapısı olarak görmemeli, aksine çalışanlarına ve işletmeye büyük yararlar sağlayacak bir girişim olarak kabul etmelidir.

Sendikaların tutumu da çember başarısını etkilemektedir. Sendikaların söz konusu olduğu iş ortamlarında, sendikalar çalışanları çemberlere üye olmalarını sağlamak için destek vermekte; bu da işletmede var olan sorunların çözümü için büyük yarar sağlamaktadır. Bu nedenle; sendikaların. böylesine yapıcı bir tutum sergilediği işletmelerde, kalite çemberlerinin başarıya ulaşma şansı da artacaktır. Ülkenin ve işletmenin ekonomik durumu ile kalite çemberlerinin başarısı arasında bir paralellik bulunmaktadır. Kalite çemberlerinin kurulması için yeterli maddi desteği sağlayamayan, üyelerin ve yönlendiricilerin eğitimi için gerekli programları düzenleyemeyen işletmelerde elbette ki, istenen verim sağlanamayacaktır. Ancak kalite çemberleri için bütün maddi olanaklarını seferber eden ve hiçbir fedakarlıktan kaçınmayan işletmelerin başarı şansıda yüksek olacaktır.

Ayrıca ülkenin ekonomik durumu da kalite çemberlerinin başarısını etkileyen faktörlerden bir tanesidir. İşe girip çıkmaların düşük olduğu ve ekonominin istikrarlı bir büyüme içinde olduğu ortamlarda kalite çemberleri daha başarılı olmaktadır.

Kalite çemberleri problem çözme metodolojisinde aşağıdaki tekniklerden yararlanırlar;

• Beyin fırtınası
• Pareto diyagramı 8 Kasım 2011 tarihinde Wayback Machine sitesinde arşivlendi.
• Balık kılçığı diyagramı(Kök nedenler)
• Niçin-niçin tekniği
• 5N 1K tekniği